Actes de collectivités territoriale : Les nouvelles règles sont fixées

L’ordonnance réformant les règles de publicité, d’entrée en vigueur des actes des collectivités territoriales est parue au Journal Officiel le 09 octobre 2021.

Pour rappel, les mesures prises par cette ordonnance entreront en vigueur le 1^er Juillet 2022, exceptées celles relatives à l’urbanisme (qui seront applicables au 1^er Janvier 2023).

« Moderniser, simplifier, clarifier et harmoniser les règles et les formalités qui régissent la publicité, l’entrée en vigueur et la conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements » tel est l’objet de l'ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 avec l’article 78 de la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019.

Objectif : simplifier les outils de publicité des actes des collectivités territoriales, et assurer l’information du public et la conservation des actes ainsi que la modernisation des formalités.

Les mesures prises par l’ordonnance entreront en vigueur le 1^er Juillet 2022, exceptées les mesures relatives à l’urbanisme (article 7) qui seront applicables au 1^er Janvier 2023.

Procès-Verbal :

• Le formalisme : Le PV, arrêté au commencement de la séance suivante est signé par le maire ou les secrétaires. L’original du document doit être conservé dans des conditions permettant s’assurer sa pérennité que ce soit sous format papier ou numérique.
• Le contenu : Le PV doit comprendre la date et l’heure de la séance, les noms des présidents et des membres du conseil municipal et des secrétaires de séance, le quorum, l’ordre du jour de la séance ainsi que les délibérations adoptées et rapports, les demandes de scrutin particulier, le résultat des scrutins précisant (pour les scrutins publics) le nom des votants et le sens de leur vote ainsi que la teneur des discussions au cours de la séance.
• La publicité du PV Il doit être publié dans la semaine suivant la séance lors de laquelle il a été validé par le conseil municipal. Sa publication devra se faire au format électronique de manière permanente et gratuite sur le site internet de la commune s’il existe. Un format papier sera mis à disposition du public.

Registres des délibérations :

Les délibérations sont inscrites par ordre de date sur un registre. La tenue de ce registre se fait sur papier mais en complément pourra être également organisée sur support numérique, comme précisé dans le décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021. 

L’ordonnance prévoit que les délibérations n'auront plus à être signées par tous les membres présents en séance mais uniquement par le maire et le secrétaire de séance. Le feuillet de clôture de registres des délibérations indiquera uniquement les noms des élus présents à la séance et laissera un espace pour que le secrétaire et le maire puissent le signer.

Si la tenue du registre est faite sur support numérique et que les délibérations sont signées de manière électronique, le maire et les secrétaires de séance signent de manière manuscrite sur le registre papier.

Recueil des actes administratifs

Pour les communes de plus de 3500 habitants, les départements, les régions et les groupements de collectivités territoriales ne sont plus obligés de publier leurs délibérations au recueil des actes administratifs.

Publication des actes

Communes de 3500 habitants et plus / EPCI (Etablissement Public de Coopération Intercommunale) à fiscalité propre :

• La dématérialisation deviendra la règle s’agissant de :
• Publications des actes réglementaires
• Décisions sans caractère réglementaire ou individuel

Cette version électronique devra comporter en caractères lisibles sur le site internet de la commune :

• • Le prénom
  • Le nom
  • La qualité de l’auteur
  • La date de mise en ligne de l’acte

(La durée de la publicité de l’acte ne peut pas être inférieure à 2 mois).

• L’obligation d’affichage ou de publication au format papier sera ainsi supprimée.

Communes de 35000 habitants / syndicats de communes / syndicats mixtes « fermés » :

• Pourront choisir entre :

• Affichage
• Publication sur papier des actes des autorités communales tenus à la disposition du public de façon permanente et gratuite.
• Publication sous format électronique

Contrôle de légalité

Communes de plus de 50 000 habitants :

• La transmission des actes par voie électronique aux préfets deviendra la règle.

Pour ce faire, les collectivités doivent utiliser un système de télétransmission ayant fait l'objet d'une homologation dans des conditions fixées par arrêté du ministre de l'intérieur.

En matière d’urbanisme

L’ordonnance précise que le Schéma de cohérence territoriale (SCoT) ainsi que les plans locaux d'urbanisme (PLU), et les délibérations qui les ont approuvés, seront publiés sur le portail national de l'urbanisme. 

Cette publication sera la condition nécessaire pour obtenir le caractère exécutoire de ces documents. En cas de dysfonctionnement de ce portail les collectivités concernées pourront toutefois procéder à la publication dans les conditions de droit commun.